Fundada en 1976, Brometán es una empresa distribuidora de insumos para el agro, para los cultivos de mano de obra intensiva, especialmente frutas y verduras. Cuenta con una logística rápida y eficiente a lo largo y ancho de Argentina y Uruguay. Charlamos con Diego Barrailler, Gerente de Administración y Finanzas de Brometán, y Débora Armesto, Jefa de Créditos y Cobranzas. Además de resaltar el valor de contar con un sistema intuitivo y customizable, ambos destacaron las ventajas de un proceso de implementación que involucra de manera activa a los usuarios clave.

En 2019 la empresa optó por implementar Finnegans. ¿Por qué sintieron la necesidad de dar ese paso en el proceso de digitalización de Brometán?

D.B.: Un aspecto importante en el crecimiento de la compañía es el haber sumado socios, que en principio fueron proveedores. Con estos socios hoy construimos un grupo. Por lo tanto, Finnegans llegó para darnos una solución integral a las cuatro compañías del grupo. Brometan es la más importante pero también está TriCal, Biobest y Wesnay, una cuarta empresa con el control 100 por ciento nuestro, que está en Uruguay. En este sentido, el desafío también fue montar una empresa en Uruguay y que conviva dentro del mismo sistema, con una moneda distinta, con reglas financieras, económicas y fiscales distintas.
Por otra parte, anteriormente contábamos con un ERP con una tecnología de comunicación compleja. Nosotros estamos en el Parque Industrial de Burzaco y para darle soporte a todas las áreas, en distintas partes del país, dependíamos de la energía eléctrica en Burzaco ya que los servidores estaban allí. También dependíamos de la estabilidad de la conexión a internet y eso siempre fue un problema. Gran parte de la decisión de contratar Finnegans tuvo que ver con que es una plataforma que corre vía web. Hoy prácticamente están apagados los servidores en Burzaco. Ese fue uno de los motivos por los cuales cambiamos de tipo de plataforma. Necesitábamos una conectividad distinta porque la necesidad de información de cuarenta personas no podía depender de un cable.

D.A.: Coincido en que la conectividad fue un motivo clave. Estar en cualquier lado, entrar a una página web y poder ingresar al sistema para nosotros fue un cambio fundamental. Además, el sistema anterior era viejo y tenía sus mañas. Finnegans, al ser un entorno web, es fácil de usar. Cualquiera que lo utilice, intuitivamente puede acceder a la información y puede operar el sistema de manera rápida y sencilla. Es un programa amigable e intuitivo ya que resulta familiar a cualquier otra plataforma que usamos todos los días. Solamente con un par de instrucciones y algunos formatos predeterminados en la parte de reporting, los usuarios pueden acceder fácilmente a los informes.

D. B.: Por otro lado, la singularidad de la empresa derivó en otro motivo importante para decidir cambiar de software de gestión. Luego de más de 10 años de utilizar el anterior ERP, terminamos creando un “Frankenstein”. Constantemente se iban improvisando softwares adicionales que se conectaban al principal. Cada vez todo era más complejo y existía una dependencia permanente de la persona especialista, si algo dejaba de funcionar. Habíamos creado un “monstruo”, entonces teníamos la necesidad de encontrar una herramienta con otra tecnología, con otra dinámica, para poder resolver todo dentro de un mismo sistema, unificando lo que anteriormente teníamos desparramado.

En aquel momento en que decidieron cambiar el sistema de gestión de la empresa, ¿qué motivos los llevó a elegir Finnegans?

D.B.: Uno de los principales motivos de la decisión fue la posibilidad de armar un sistema a medida. No era un producto cerrado, en el que dependías 100 por ciento de un analista de programación. Esta es una gran virtud que tiene Finnegans. La facilidad para customizar el sistema es una característica que nos gustó mucho.

D.A.: La posibilidad de customizar el software fue clave. Otros ERPs no te brindan esa opción. En nuestro caso, al tener diferentes empresas con distintos requerimientos, vimos esta característica como un aspecto sumamente interesante.

D.B.: Otro concepto que evaluamos fue la independencia. Los otros programas que nos ofrecieron, si bien eran también herramientas modernas que corrían en web y demás, en caso de que quisiéramos hacer alguna customización, sí o sí teníamos que recurrir a un experto. Nosotros veníamos de depender de una persona para cualquier detalle, ya sea para un desarrollo o por algo que dejaba de funcionar. Lo nuevo que nos ofrecían los otros sistemas era más o menos lo mismo. Entonces ahí vimos otro diferencial de Finnegans, que plantea la intervención de usuarios clave, que participan activamente de la implementación del sistema. En ese sentido, tanto Débora como yo nos involucramos en el proceso, junto a la Jefa Contable, que también hizo un gran trabajo en este punto. El objetivo era transferir al equipo de SPro las diferentes necesidades relevadas a partir del feedback aportado por los usuarios operativos. Esa independencia que teníamos como usuarios, no te la ofrecen otras soluciones.

La implementación de Brometán fue llevada a cabo por SPro Consultora, Partner Platino + de Finnegans. ¿Cómo fue el trabajo con ellos?

D. A.: Tuvimos la suerte de contar con Mariana García. Creo que eso fue un punto que marcó la diferencia. Nos ayudó un montón cuando estábamos en el proceso de implementación y de capacitación, al mismo tiempo que le íbamos contando las múltiples particularidades de la empresa. Se trabajó codo a codo con Mariana y el equipo de SPro para la puesta en marcha del sistema. La implementación la hicimos en diferentes fases: primero arrancamos con la empresa TriCal. Una vez que pusimos en marcha el sistema en TriCal, iniciamos la implementación en Brometán. Este proceso fue más complejo porque apagamos servidores de un sistema y pasamos al otro de manera directa. Fue un riesgo grande que corrimos pero es para destacar que este laburo que hicimos de entender, de aprender y de generar procesos, hizo que apagáramos un servidor, encendiéramos el otro y ya estábamos facturando al otro día como si nada. Si bien fue todo un desafío, realmente salió bien. Con las otras dos empresas fue bastante sencillo, más allá de que haya detalles a ajustar con la empresa de Uruguay. Fue un camino largo pero el apoyo del área de implementación de todo el equipo de SPro fue fundamental para guiarnos en el repensar. Nosotros hicimos un ejercicio muy interesante que nos permitió pensar qué estábamos haciendo y cómo lo estábamos haciendo. Y hoy en día seguimos en ese camino de pensar, de analizar, de ver los procesos desde otro lado. Y Finnegans realmente es una herramienta super amigable para ponerte a pensar y analizar. No es necesario tener mucho conocimiento de cuestiones técnicas como para poder customizar algo. Desde este aspecto, el sistema nos ayudó a gestionar las singularidades de Brometán.

Haciendo un balance de lo que fue la implementación del software, ¿qué beneficios obtuvo la empresa a partir de incorporar Finnegans?

D.A.: Uno de los puntos principales que más recalco es el acceso a la información. Poder ver cuánto te debe un cliente de manera online en el instante, es un valor agregado que no teníamos. Que puedas acceder a tus ventas a medida que se están facturando y ver eso de manera online, es algo que también suma mucho a nuestra gestión. Tener el acceso a las listas de precios y a los valores de referencia, dependiendo la fecha, eso también está muy bueno y nos sumó un montón en la gestión comercial. Y desde la parte de la gestión logística, el sistema tiene un muy buen manejo de los stocks. Y tiene ciertos controles que nos suman un montón para minimizar los errores.

D.B.: Desde lo contable, uno de los aspectos que se mejoró y mucho fue obtener información centralizada. Nosotros en las cuatro empresas tenemos un nivel alto de reporting. Entonces, armar los reportes de gestión comercial y de gestión contable nos llevaba mucho tiempo y trabajábamos con bases por fuera del sistema. Eso demandaba mucho trabajo. Hoy prácticamente sale todo de Finnegans. Configuramos esos reportes dentro de Finnegans y extraemos la información. Actualmente el armado del área contable es 95 por ciento dentro de Finnegans. Antes era al revés: un 90 por ciento se obtenía por fuera del ERP.

D.A.: También el sistema hizo bajar los tiempos de reporte y eso da más tiempo para pensar y analizar la información, sin demorar en armarla.

A la hora de analizar el funcionamiento de la empresa como base para la toma de decisiones, ¿cuáles son los KPI más importantes que revisan de manera periódica?

D.B.: Principalmente ventas, costos e inventarios. Creo que hoy estamos en una etapa dos de la implementación. Entendimos que la implementación no termina un día. Estamos implementando. Cerramos ya hace más o menos un año el primer gran escalón de la implementación. Hoy estamos en una segunda etapa que tiene que ver con sacarle el jugo a Finnegans. El primer gran escalón era replicar lo mismo que hacía el otro sistema pero de manera más simple. Eso lo logramos. En esta segunda etapa queremos sacar provecho a toda esa potencia que tiene Finnegans para hacernos la vida más fácil. Lo más importante de todo esto es tener datos concretos para tomar decisiones. Como empresa comercializadora, importadora, en Argentina y en la situación que estamos, los costos por supuesto que te definen muchísimo la existencia. Un legajo de importación es un recolector de información que es fundamental para este tipo de empresas importadoras. Creo que otro aspecto fundamental de Finnegans es que nos permitió incorporar como usuarios indirectos a los estudios contables con los que trabajamos, como también al despachante de aduana.

D.A.: En lo que respecta a la parte de inventarios, tenemos acceso al control de inventarios y la vista de los inventarios. Por otro lado usamos la parte de presupuesto de venta y también lo relativo al reporting del área contable.

Habitualmente, todo cambio suele enfrentar cierta resistencia por parte del equipo de colaboradores. ¿Qué recepción encontraron en el staff de trabajo al emprender este cambio de software?

D.A.: Como era esperable, la primera reacción que encontramos fue de cierta resistencia. Pasada esa primera instancia, me sorprendió muy gratamente la rápida respuesta y la rápida incorporación de los procesos por parte de todos los usuarios. La respuesta fue muy buena. De hecho, hoy en día es muy buena la recepción que encontramos con respecto a cuestiones de procesos que vamos modificando.

D.B.: Cuando se rompe la barrera de la queja inicial, empiezan a sacar provecho del sistema y es entonces cuando comienzan a pedir nuevas funcionalidades. Constantemente como usuarios buscamos formas más rápidas para ahorrar pasos y en ese sentido Finnegans nos ayudó un montón.